به عنوان یک دامپزشک، جهت ارائه بهترین خدمات به مراجعین خود، ضروری است که از جدیدترین موضوعات فراگیر و فناوری‌های حوزه دامپزشکی مطلع باشید. اتوماسیون به روندی محبوب برای ساده‌سازی فرآیندها و بهبود کارایی درحرفه‌ی دامپزشکی تبدیل شده است. در این مقاله، به معرفی پنج روش استفاده از اتوماسیون برای ارتقا طبابت و درمان، می‌پردازیم.
مدیریت نوبت‌دهی مراجعین
برنامه‌ریزی نوبت‌دهی مراجعین یکی از وقت‌گیرترین اقدامات دامپزشکی است. با نرم‌افزار خودکار زمان‌بندی نوبت‌دهی، می‌توانید به‌راحتی قرار ملاقات‌های مراجعین را پیگیری، اعلان‌ها را ارسال و لیست انتظار را مدیریت کنید. این روند به شما این امکان را می دهد که بدون نیاز به وارد کردن دستی هر قرار معاینه در تقویم خود، به سرعت به درخواست‌ها پاسخ دهید. علاوه بر این، زمان‌بندی خودکار قرار ملاقات می‌تواند با ارسال یادآور به مراجعین قبل از قرار برنامه‌ریزی‌شده، به کاهش کنسلی یا فراموشی نوبت‌ها کمک کند.
بسیاری از نرم‌افزارها دارای یک “ویجت” هستند که می تواند در وب سایت شما تعبیه شود، بنابراین مراجعین یک راه سریع و آسان برای نوبت گرفتن خواهند داشت. این کار نه تنها برای مراجعین آسان است، بلکه منجر به صرفه جویی در زمان با ارزشی که تیم پذیرش شما می‌توانند با مراجعین در کلینیک بگذرانند، می‌شود.
مدیریت فروشگاه آنلاین/تحویل‌های مکرر
کلینیک شما در حال حاضر محصولاتی مانند غذای حیوانات خانگی یا دارو ارائه می‌دهد، بنابراین مدیریت خودکار فروشگاه و تحویل‌های مکرر می‌تواند در زمان و هزینه شما صرفه جویی کند. از اتوماسیون می‌توان برای رسیدگی به سفارشات مشتریان، پردازش ایمن پرداخت‌ها و اطمینان از تحویل به موقع اقلام استفاده کرد. این کار زمان بیشتری را برای تمرکز بر مراقبت از بیمار به جای مدیریت موجودی اقلام یا پیگیری سفارشات در اختیار قرار می‌دهد.
مدیریت شبکه های اجتماعی
یک راه عالی برای حفظ تعامل با مراجعین فعلی، استفاده از ابزارهای زمان‌بندی خودکار رسانه‌های اجتماعی است که در عین حال زمان ارزشمندی را نیز آزاد می‌کند. ابزارهای خودکار رسانه‌های اجتماعی به شما این امکان را می‌دهند که به منظور تعامل حداکثری، پست‌ها را از قبل برنامه‌ریزی کنید تا در زمان‌های معین پست شوند. همچنین می‌توانید از این ابزارها برای ردیابی تحلیل‌هایی مانند لایک‌ها و کامنت‌ها استفاده کنید تا بهتر بفهمید چه سبک محتوایی با بازخورد بهتری توسط مخاطبان شما مواجه می‌شود. برخی از گزینه‌ها عبارتند از:
- Hootsuite
- Sprout Social
- Planable
- Loomly
- HeyOrca!
- Sendible
- Buffer
با جلوبردن کارها به صورت گروه‌بندی‌شده و تهیه محتوای یک هفته یا حتی یک ماهه از قبل، در واقع در زمان صرفه‌جویی می‌کنید و هرگز لازم نیست نگران فراموش کردن پست کردن در یک روز شلوغ باشید.
نظرسنجی از مراجعین
دریافت نظرات مراجعین راهی مفید جهت کسب اعتماد مراجعین و اینکه چرا می‌توانند شما را نسبت به سایر گزینه‌های در دسترس ارجح بدانند، است. استفاده از یک سیستم بازخوردگیری خودکار، به شما امکان می‌دهد تا پس از معاینه، سوالاتی به منظور دریافت نظر مراجعین، برای آنها ارسال کنید این موضوع باعث تشویق مراجعین بیشتری جهت ثبت تجربه خود در مورد معاینات و درمان می‌شود.
ممکن است نرم افزار مدیریت درمان شما یک سیستم نظرسنجی درون برنامه‌ای داشته باشد، یا اینکه می‌توانید افزونه مورد نیاز را خریداری کنید. زمانی را برای آشنایی با این بخش اختصاص دهید، و هر روز یا هر هفته زمانی را در تقویم خود برنامه‌ریزی کنید تا نظرات را بخوانید. سطح اتوماسیون از نرم افزاری به نرم افزار دیگر متفاوت است، اما این بررسی‌ها برای حضور کلینیک شما در دنیای دیجیتال ارزش زیادی خواهد داشت.
برای دریافت نظرات، آنها را از طریق ایمیل یا پیامک ارسال کنید. همچنین لینک‌هایی (پیوندهایی) را برای گذاشتن نظرات در پایین فاکتورها یا آگهی‌هایی که تهیه کرده‌اید قرار دهید. نگران نظرات منفی هستید؟ بسیاری از سیستم‌ها به مشتریان این امکان را می‌دهند که بازخورد داخلی را ابتدا فقط برای تیم شما قابل دسترسی و مشاهده کنند تا بتوانید سیستم را از درون بهبود بخشید.
جمع آوری اطلاعات از مراجعین قبل از حضور آنها
جمع‌آوری اطلاعات از مراجعین قبل از حضور در کلینیک یکی از بهترین راه‌ها برای اطمینان از این است که همه چیز در زمان مراجعه به خوبی پیش می‌رود. یک فرم خودکار به مراجعین این امکان را می‌دهد که قبل از حضور در کلینیک، فرم‌ها را به صورت آنلاین پر کنند. این روش به صرفه‌جویی در زمان مراجعه کمک می‌کند زیرا در طول مراجعه نیازی به کاغذبازی یا ورود اطلاعات نیست.
این روش نه تنها فشار را از تیم پذیرش می‌کاهد، بلکه راحتی مراجعین را افزایش می‌دهد. حمل گربه با باکس یا سگ با قلاده در محیطی که برای حیوان‌خانگی شما ناشناخته است، می‌تواند هم برای شما و هم برای حیوانتان استرس‌زا باشد؛ همراهی چنین تنش‌هایی با فرم‌های متعددی که باید قبل از رسیدن به اتاق معاینه پر شوند، فقط به سطح اضطراب آنها می‌افزاید.
این روند منجر به تجربه بهتری در اتاق معاینه می‌شود و زمان بیشتری به گفتگو با صاحب حیوان در مورد سؤالات و نگرانی‌هایی که ممکن است در مورد حیوان خانگی خود داشته باشند، اختصاص می‌یابد.
شروع اتوماسیون
اتوماسیونِ جنبه‌های مختلف در حرفه دامپزشکی می‌تواند به آزاد کردن زمان ارزشمند برای مراقبت از بیمار کمک کند و در عین حال تضمین کند که فرآیندها به‌طور روان و کارآمد در پشت صحنه پیش می‌روند. ابزارهای خودکار زمان‌بندی نوبت، سیستم‌های مدیریت فروشگاه آنلاین، ابزارهای برنامه‌ریزی رسانه‌های اجتماعی، دریافت نظرات مراجعین یا جمع‌آوری اطلاعات قبل از مراجعه – همگی از روش‌های اتوماسیون با مزایای بی‌شماری برای داشتن حرفه‌ی دامپزشکیِ موفق هستند. امروز از این نکات برای شروع اتوماسیون فرآیندهای خاص استفاده کنید تا از رقبای خود پیشی بگیرید.
منبع:
